Đón khách nước ngoài tại sân bay cần chuẩn bị gì? Checklist cho công ty 2026
- Người viết: Flosa lúc
- Ý Nghĩa Hoa
Công ty sắp đón đối tác, chuyên gia hay đoàn khách nước ngoài ở sân bay? Một buổi đón chu đáo bắt đầu từ trước khi khách lên máy bay: giấy tờ nhập cảnh đã đủ chưa, có cần dịch vụ fast track để khách khỏi xếp hàng, ai đứng đón ở đâu, xe đỗ chỗ nào, và một bó hoa hay vòng hoa chào mừng để khách thấy mình được chờ đợi. Bài này là checklist cho bộ phận hành chính, nhân sự và lễ tân, đối chiếu với văn bản của Chính phủ, Bộ Công an, Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam (ACV) và trang chính thức của từng cảng (tra ngày 3/10/2026).
1. Trước ngày khách đến: giấy tờ nhập cảnh
Khách có cần visa không?
- Miễn thị thực 45 ngày, mọi mục đích: công dân Đức, Pháp, Ý, Tây Ban Nha, Anh, Nga, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đan Mạch, Thụy Điển, Na Uy, Phần Lan (Nghị quyết 44/NQ-CP, hiệu lực 15/3/2025–14/3/2028).
- Miễn thị thực 45 ngày, mục đích du lịch: Bỉ, Bulgaria, Croatia, Séc, Hungary, Luxembourg, Hà Lan, Ba Lan, Romania, Slovakia, Slovenia, Thụy Sĩ (Nghị quyết 229/NQ-CP, 15/8/2025–14/8/2028). Khách đi công tác từ nhóm nước này vẫn nên làm thị thực đúng mục đích.
- Khách Mỹ, Úc, Canada, Ấn Độ, Trung Quốc và các nước không có tên ở trên cần thị thực, cách nhanh nhất là e-visa.
E-visa: chỉ nộp trên cổng .gov.vn
E-visa cấp cho công dân mọi quốc gia, thời hạn tối đa 90 ngày, một lần hoặc nhiều lần. Cổng chính thức: evisa.gov.vn hoặc thithucdientu.gov.vn. Thời gian giải quyết 3 ngày làm việc sau khi hồ sơ đủ và đã nộp lệ phí; lệ phí từ 1/4/2026 (Thông tư 28/2026/TT-BTC) là 25 USD một lần, 50 USD nhiều lần. Lệ phí nộp trực tuyến trên cổng và không hoàn lại nếu bị từ chối. Hỗ trợ: hotline Cục Quản lý xuất nhập cảnh 024 3825 7941, email foreigners@xuatnhapcanh.gov.vn. Nên nộp trước ít nhất một tuần. Nhiều trang có tên "vietnam-visa…" là đại lý tư nhân thu thêm phí, dễ nhầm với trang nhà nước.
Khai báo trước khi đến: Cục Quản lý xuất nhập cảnh khuyến nghị khách điền thông tin tại prearrival.immigration.gov.vn trước khi bay để giảm thời gian chờ ở khu nhập cảnh.
Nhắc khách: mang trên 5.000 USD (hoặc ngoại tệ tương đương), trên 15.000.000₫ tiền mặt, hoặc từ 300 g vàng trang sức trở lên thì phải khai báo hải quan; khai sai có thể bị phạt tới 50 triệu đồng.
2. Fast track và đón khách VIP: đặt ở đâu
Fast track là dịch vụ có nhân viên đón khách gần cửa máy bay, dẫn qua làn ưu tiên khi làm thủ tục nhập cảnh rồi đưa ra sảnh. Nên đặt khi đón khách VIP, đoàn có lịch họp sát giờ, hoặc chuyến hạ cánh giờ cao điểm. Các lựa chọn tra ngày 3/10/2026 (Flosa không liên kết với đơn vị nào):
- Nội Bài – dịch vụ đón tiễn khách VIP của chính cảng: đón khách trước khu nhập cảnh, hỗ trợ thủ tục nhập cảnh, hành lý, hải quan. Trung tâm kinh doanh của cảng, hotline 0867 111 595; giá không công bố.
- NASCO (Dịch vụ Hàng không Sân bay Nội Bài): phòng khách Bông Sen tại Nội Bài, Cam Ranh, Đà Nẵng; phòng VIP, xe hợp đồng; hotline 093 623 1618.
- SASCO (Tân Sơn Nhất): công bố combo đặc quyền cho khách đi (hỗ trợ + phòng chờ), quốc tế 1.870.000₫/khách, chỉ dành cho người nước ngoài. Chưa có gói fast track chiều đến công bố giá.
- Sàn đặt dịch vụ (Klook, Headout, KKday, Trip.com) và đại lý (ví dụ Vietnam Discovery): bán fast track chiều đến tại Tân Sơn Nhất, Nội Bài, Đà Nẵng; trên Headout từ khoảng 470.000–570.000₫/khách, đại lý khoảng 29–49 USD/khách.
Khi đặt, hỏi rõ gói có gồm nhận hành lý và đưa ra xe không, có phụ phí chuyến đêm không, và tên người cầm bảng đón để báo trước cho khách.
3. Đón ở sảnh đến và điểm đón xe
- Tân Sơn Nhất: khách quốc tế ra ở nhà ga quốc tế; nhà ga T3 (mở 19/4/2025) và T1 phục vụ nội địa. Người đón chờ ở sảnh công cộng ngoài cửa hải quan; giờ cao điểm (hè, Tết) rất đông, nên đến sớm 20–30 phút. Xe công nghệ được cảng cấp phép: Grab, Be, Xanh SM; taxi: Vinasun, Mai Linh, G7, Phú Thành, Hải Vân, Sài Gòn SGN, Taxi Việt Nam. Hotline cảng 028 3848 5634. Lưu ý: tansonnhatairport.vn tự ghi không phải trang chính thức của cảng.
- Nội Bài: khách quốc tế ra ở nhà ga T2 (mở rộng từ 19/12/2025). Từ 3/8/2026 cảng áp dụng phân luồng mới, xe chỉ dừng tối đa 5 phút: ở T2, taxi đón ở làn 4, xe công nghệ ở bãi P1/P7, ô tô cá nhân chờ ở P3 rồi vào làn 1; xe hợp đồng chờ ở đầu phía đông tầng 1 nhà ga T2. Hotline 1900 636 535.
- Đà Nẵng: khách quốc tế ra ở nhà ga T2. Taxi có đồng hồ đỗ ngay ngoài sảnh đến; điểm xe buýt ở cột 7–8 nhà ga T2. Tổng đài thông tin (0236) 3837878.
- Cam Ranh và Phú Quốc: Phú Quốc do Sun Airport (Sun Group) khai thác từ 1/1/2026, liên hệ qua sunairport.vn; nhà ga quốc tế Cam Ranh: (0258) 398 0986.
Sân bay Long Thành dự kiến khai thác thương mại từ 1/12/2026; đón khách cuối năm nay nhớ kiểm tra chuyến bay hạ cánh ở sân bay nào.
Hoa và vòng hoa chào mừng
Một vòng hoa đeo cổ hay bó hoa trao ngay khi khách bước ra là cách đón ấm áp và dễ chụp ảnh lưu niệm cho cả đoàn. Flosa giao hoa và vòng hoa ra sảnh đến theo giờ hạ cánh tại Tân Sơn Nhất, Nội Bài và Đà Nẵng: bạn gửi số hiệu chuyến bay, giờ hạ cánh, tên người đón, shop canh giờ giao tận tay người đón ở sảnh.
- Vòng hoa đeo cổ: Kết Nối Hân Hoan (300.000₫), Vòng Đeo Cổ Hoa (350.000₫), Thanh Lịch (400.000₫).
- Bó hoa đón khách quan trọng: hoa cao cấp; tặng đối tác để bàn làm việc trong thời gian công tác: lan hồ điệp.
- Đoàn đông, nghi lễ ngoại giao, trang trí phòng chờ: xem dịch vụ hoa cho ngoại giao và khách VIP, hoặc gửi số lượng để nhận báo giá hoa doanh nghiệp (có hóa đơn VAT).
Mẹo: chọn hoa ít phấn, mùi nhẹ (tránh hoa ly với khách dị ứng), và vòng hoa gọn để khách còn kéo vali.
4. Gửi khách bản hướng dẫn bằng tiếng của họ
Trước chuyến bay, gửi khách link Arriving in Viet Nam: hướng dẫn visa, e-visa, thủ tục sau khi hạ cánh và trang riêng từng sân bay kèm thời tiết, giao thông trực tiếp, có bản tiếng Anh, Nhật, Hàn, Trung, Tây Ban Nha, Đức, Pháp, Nga (đổi /en/ thành /ja/, /ko/, /zh/…).
5. Những thứ khách cần ngay khi hạ cánh
- SIM/eSIM: Viettel, VinaPhone, MobiFone có quầy ở sảnh đến; mua SIM cần hộ chiếu bản gốc để đăng ký.
- Tiền mặt: sảnh đến có ATM và quầy đổi tiền; nên cầm ít tiền Việt cho taxi vì không phải hãng nào cũng nhận thẻ.
- Về khách sạn: muốn khách nhận hoa chào mừng khi nhận phòng, xem hoa giao khách sạn: nội thành TP.HCM giao trong ngày (đặt trước 15h), khách sạn ở tỉnh thành khác Flosa xác nhận giờ giao trước khi thanh toán.
Checklist đón khách nước ngoài tại sân bay
- Kiểm tra khách được miễn thị thực hay cần e-visa (nộp trên .gov.vn, trước ít nhất 1 tuần; xử lý 3 ngày làm việc).
- Nhắc khách khai báo trước khi đến tại prearrival.immigration.gov.vn.
- Xác nhận số hiệu chuyến bay, sân bay, nhà ga, giờ hạ cánh dự kiến.
- Đặt fast track hoặc dịch vụ đón VIP nếu khách quan trọng hoặc hạ cánh giờ cao điểm; báo tên người đón cho khách.
- Chuẩn bị bảng tên, hoa hoặc vòng hoa chào mừng (đặt trước 1–2 ngày, gửi giờ hạ cánh cho shop).
- Đặt xe, báo đúng bãi/làn đón cho tài xế (Nội Bài phân luồng mới từ 3/8/2026, xe dừng tối đa 5 phút).
- Gửi khách link hướng dẫn nhập cảnh bằng tiếng của họ; nhắc mang hộ chiếu khi mua SIM và khai báo nếu mang trên 5.000 USD tiền mặt.
Nguồn tra ngày 3/10/2026: cổng e-visa evisa.gov.vn và trang khai báo trước khi đến của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Nghị quyết 44/NQ-CP và 229/NQ-CP (chinhphu.vn), cổng dịch vụ công Bộ Công an (thủ tục e-visa), Thông tư 28/2026/TT-BTC (baochinhphu.vn), ACV (acv.vn), Cảng HKQT Nội Bài (noibaiairport.vn), Cảng HKQT Đà Nẵng (danangairport.vn), SASCO, NASCO, Sun Group, báo Tuổi Trẻ. Quy định có thể thay đổi; hãy kiểm tra lại trước chuyến đi.
Orchidées phalaenopsis Voir tout →
